Hoe het werkt

U laat het werk zien. Wij bouwen de automatisering.

Iemand die het werk doet, loopt het één keer met ons door in de browser. We nemen dat op en maken er instructies in gewone taal van. Het systeem volgt die instructies, zonder vaste muisklikken opnieuw af te spelen. Een bestaande werkinstructie kan ook als begin dienen. Elke werkwijze doorloopt dezelfde controle voordat we die in gebruik nemen.

Vooraf spreken we af wat als uitzondering telt en welke stappen uw akkoord nodig hebben. We testen in uw eigen omgeving met testwaarden. Inloggegevens bewaren we in een kluis, buiten de instructies en het logboek.

Systemen met en zonder koppeling

Het ene systeem heeft een koppeling, het andere alleen een inlogscherm. Eén opdracht kan beide gebruiken: de koppeling waar die beschikbaar is en het scherm voor de overige stappen. U krijgt één uitkomst.

Elke wijziging via een koppeling moet vooraf zijn vrijgegeven. Zonder die toestemming stopt de opdracht vóór die handeling.

U krijgt één uitkomst en een overzicht van de stappen via beide routes. Is het antwoord van een ander systeem onduidelijk? Dan ziet u dat de uitkomst nog onbeslist is. De opdracht meldt geen succes zonder duidelijk antwoord.

We bouwen geen ontbrekende koppeling. Zonder koppeling verloopt dat deel van het werk via het scherm. Dat is trager, maar wordt net zo goed vastgelegd.

Hoe het werk binnenkomt

Werk kan op een vast moment starten of per e-mail binnenkomen. Het systeem haalt de mail op en bepaalt bij welk proces die hoort. Iemand van ons keurt de opdracht goed voordat die start.

Een vraag over bijvoorbeeld een contractprijs kan het systeem opzoeken in uw eigen documenten. Het leest alleen en verandert niets. Het antwoord staat eerst klaar als concept. Iemand van ons controleert en verstuurt het naar de oorspronkelijke afzender. Er wordt nooit automatisch een antwoord verstuurd. Bij twijfel geeft het systeem dat aan. Het verzint geen antwoord.

Hoe lang het duurt

Na het bekijken van uw proces kunnen we een termijn noemen. Vooral het aantal systemen, tweestapsverificatie en uitzonderingen bepalen hoeveel tijd nodig is. Die uitzonderingen moeten we eerst begrijpen en testen.

De volgorde is steeds hetzelfde: meekijken, vastleggen en testen in uw omgeving. De eerste echte opdrachten begeleiden we. Daarna draait het werk op het afgesproken moment zonder dat iemand hoeft mee te kijken.

Bij belangrijke stappen beslist u

Vooraf spreken we af welke stappen uw akkoord nodig hebben, zoals versturen, bestellen, betalen of definitief maken. Het systeem pauzeert daar en vraagt uw toestemming. De opdracht wacht op akkoord. Met uw akkoord gaat de opdracht verder. Wijst u af, dan stopt die.

Geen antwoord geldt nooit als toestemming. Verstrijkt de wachttijd, dan eindigt de opdracht als mislukt en nemen wij contact met u op.

Het systeem kan een afgesproken goedkeuring niet overslaan. Het kan wel extra toestemming vragen, bijvoorbeeld bij het kostenplafond of als het niet verder komt.

Als een opdracht vastloopt

Het aantal nieuwe pogingen ligt vooraf vast. Elke poging wordt vastgelegd. Bij de laatste poging mag het systeem binnen dezelfde stap een andere route naar hetzelfde resultaat zoeken. Het verandert het doel niet. Lukt het niet, dan stopt de opdracht.

We bewaren de uitgevoerde stappen en een schermafbeelding van de fout. Op uw overzicht staat de opdracht als mislukt. Wij nemen contact met u op. Stappen die al zijn uitgevoerd, worden niet teruggedraaid. Vooraf spreken we af wat daarna gebeurt: opnieuw starten nadat wij de oorzaak hebben opgelost, of die opdracht met de hand afmaken.

Ook veranderingen in pagina’s worden bijgehouden. Het systeem markeert een gewijzigde pagina als het de nieuwe indeling bij twee verschillende opdrachten ziet. Zo zien wij wijzigingen meestal voordat een opdracht erop vastloopt. We werken het proces dan bij.

We controleren het resultaat

Bij de meeste processen volgt na afloop een tweede controle. Die leest alleen en vergelijkt het resultaat op het scherm met wat er had moeten staan. Keurt de controle het resultaat af, dan geldt de opdracht als mislukt. Kan de controle het resultaat niet vaststellen, dan wordt dat vastgelegd en kijken wij ernaar.

Van elke opdracht bewaren we de stappen, tijdstippen en bijbehorende schermafbeeldingen. Zo kunnen we nagaan wat er is gebeurd.

Wat u terugkrijgt

U krijgt het bestand of rapport op de afgesproken plek: per e-mail of in een Drive-map die wij voor u aanmaken. U kunt de bestanden ook altijd downloaden op uw eigen overzichtspagina. Die opent u via een link van ons, zonder een account aan te maken.

Per automatisering ziet u de laatste opdrachten, de bestanden en een link naar de volledige geschiedenis. U ziet of een opdracht klaar, mislukt, bezig of afgebroken is, of wacht op akkoord. Zoeken kan met een deel van bijvoorbeeld een factuurnummer.

We bewaren ook de schermafbeeldingen per opdracht. Wilt u die bekijken, dan maken wij ze voor u beschikbaar.

Uw gegevens en toegang

Uw inloggegevens staan in een kluis. Ze komen niet in de instructies, het logboek of de opgeleverde bestanden. Ook het taalmodel en ons interne gereedschap voor het opbouwen van processen krijgen ze niet te zien.

Bij het invullen van een wachtwoord leggen we alleen vast dat het veld is ingevuld. De waarde en de lengte worden niet bewaard. Op schermafbeeldingen is het wachtwoord vanaf het maken afgedekt.

Uw overzichtspagina staat los van ons werkscherm. Via die pagina kunt u geen technische logboeken, goedkeuringen of gegevens van andere klanten openen.

Vooraf leggen we vast welke websites een opdracht mag bezoeken. Bij een opname zijn dat de websites die daarin voorkomen. Een link naar een website buiten de lijst wordt tegengehouden.