Orderverwerking automatiseren
Van een bestelling per e-mail tot een ingevoerde order en een klaargezette bevestiging. Ook als die stappen over meerdere systemen verdeeld zijn.
Representatieve voorbeelden, geen klantcasussen. We richten elk proces in op uw systemen en testen het met u.
Hoe het nu gaat
Een klant mailt een bestelling met een bijlage. Iemand zoekt de klant op, neemt de artikelen en aantallen over, controleert de voorraad en voert de order in. Bij een onbekend artikel of een onvolledig afleveradres moet diegene eerst navraag doen.
Hoe het daarna gaat
We richten het proces in op uw bestelformaten, klantgegevens en voorraadbron. Het leest de e-mail en bijlage, zoekt de bijbehorende klant en artikelen op en controleert of de bestelling compleet is.
Klopt alles volgens de afgesproken regels, dan kan het de order in uw systeem invoeren en een bevestiging als concept klaarzetten. U krijgt de orderreferentie en een overzicht van de uitgevoerde stappen.
Waar u aan zet bent
We spreken af wanneer de order mag worden ingevoerd en welke uitzonderingen eerst naar u moeten. Denk aan een onbekend artikel, onvoldoende voorraad of een afwijkende prijs. Bij ontbrekende gegevens krijgt u een vraag; het proces vult het antwoord niet zelf in.
Wat het niet doet
Het proces bepaalt geen vervangend product of nieuwe leverdatum zonder afgesproken regels. In dit voorbeeld blijft de bevestiging een concept dat een medewerker controleert en verstuurt.
We testen eerst of uw systemen de benodigde gegevens en handelingen toelaten. Stopt een latere stap, dan kunnen eerdere stappen al zijn uitgevoerd. U ziet waar het proces stopte; opnieuw invoeren is niet automatisch de juiste vervolgstap.
Vertel ons hoe bestellingen binnenkomen, welke systemen u gebruikt en waar het werk blijft liggen. Dan kijken we samen welke stappen we kunnen overnemen.
Bespreek uw orderverwerking