Leveranciers aanmelden in meerdere systemen

Hoe het nu gaat

Een nieuwe leverancier moet in vier losse systemen worden ingevoerd. Elk vraagt dezelfde gegevens in een andere vorm of volgorde: naam, adres, btw-nummer, betaaltermijn, rekeningnummer en het getekende contract. In één systeem kan een verkeerd veld het hele formulier blokkeren.

Hoe het daarna gaat

We spreken af welke gegevens verplicht zijn, welk document leidend is en in welke volgorde de systemen worden ingevuld. Het proces controleert de aangeleverde gegevens, zoekt een bestaande leverancier op en verwerkt de afgesproken velden per systeem.

Het contract gaat naar de afgesproken map. U krijgt één overzicht met de gevonden referenties en de status per stap. Ontbreekt een verplicht gegeven of is een leverancier niet eenduidig te herkennen, dan wordt dat eerst aan u voorgelegd.

Waar u aan zet bent

Voor dit proces spreken we een akkoord af vóór het vastleggen of wijzigen van betaalgegevens. U controleert het rekeningnummer en beslist of de stap verder mag. Welke andere wijzigingen uw toestemming nodig hebben, leggen we samen vooraf vast.

Als het halverwege misgaat

Afgeronde stappen worden niet teruggedraaid. U ziet welke systemen klaar zijn, welke nog niet en waar de opdracht stopte. We spreken vooraf af wat er in zo’n situatie moet gebeuren.

Het proces voert geen zelfstandige fraudecontrole uit en verklaart een leverancier niet betrouwbaar. We testen de volledige volgorde in uw systemen voordat het proces voor u aan het werk gaat.